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トカゲ
10年でFIREを目指すサラリーマン
現在、FIRE目指して4年目に突入!
(目標期間:2019年~2029年)
◆貯蓄ペース:年間400万円
◆投資方針:高配当株&インデックス投資メイン
◆副業:せどり&ブログにチャレンジ中!
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エクセル&パワポ小技!① 大学生&新入社員、必見!~よく使う操作をまとめる~

サムネイル_エクセル小技①
後輩くん

トカゲ先輩っ!
仕事で
エクセルの操作って誰も教えてくれないんですか?

トカゲ

あぁ~エクセルやパワポ単体を教えてもらったことはないね!
意外とそれぞれの人が、独自の裏技を持ってたりするよね💦

後輩くん

トカゲ先輩のオススメの裏技をひとつ教えて下さい!

トカゲ

前向きで、可愛い後輩くん
意外とみんなに知られてなくて、一度設定しておくだけで便利な小技があるから、一回試して欲しいなっ!

最近、若手社員さんと一緒にお仕事をしたとき、『先輩!こんなエクセルの使い方あるんですねっ!?エクセルとかパワーポイントって、使い方は誰も教えてくれないですよね?』と話題になりました。

確かに、聞けば教えてくれるけど…独特の操作方法やエクセル関数やマクロなど、各自のスキルとして持っているように感じます。

そこで今回のブログでは、実際に、私の後輩が跳んで喜んでくれた『よく使う操作をまとめる』を紹介します。エクセル(excel)とパワポ(power point)の両方に使えます。

大学生の方、新入社員の方、パソコン操作に自信のない方に見て頂ければ、確実に周りと比べて”一歩リード”できます。なぜなら、周りの同僚を見ていると、よく使う操作は限られているにも関わらず、タブからいちいち探して時間をロスしている人が多いです。

例えば、こんな感じです。

図形をグループ化したいときは、どのタブが正解でしょうか?
(右クリックなしの前提でお願いします。)

引用:ドラえもん©藤子プロ・小学館
図形を左右反転したいときは、どのタブが正解でしょうか?

このように、図形を整えたりするコマンドが、なぜか『ページレイアウト』のタブにあったりします。
よく使う操作でも、どこにあるか全部を覚えていることは意外と難しいです。
(※なお、左右反転は『図形の書式設定』からでも可能です。)

そこで、以下の画像のように、よく使う操作をまとめたタブを作成しておけば、よく使う操作がまとまっているので、これまでのようにタブを一つずつ開いては閉じて探す手間がなくなります。

今回の記事では、上の画像のように、よく使う操作をまとめたタブを作るところまでがゴールになります。

よく使う操作は、人によって千差万別ですので、カスタマイズできる様に説明していきます。

また、業務効率化や社内教育などのシチュエーションでも、ネタのひとつとして役に立つ場面があると思います。

説明に入る前に、簡単に私の経歴を説明します。
私は、過去の業務で毎日膨大なデータを処理していたこともあり、エクセルのデータ処理やパワーポイントの資料作成には自信があります。エンジニア10年の経験と社長賞を3度受賞したことがあります。
(私は、10年でFIREを目指すサラリーマンですが、今回に限っては、それはまた別の話。)

では、おすすめの小技『よく使う操作をまとめる』を紹介します
5~10分あれば設定可能と思いますので、設定しておくことをお勧めします。

エクセル&パワポ小技!①大学生&新入社員、必見!
~よく使う操作をまとめる~

これまで述べてきました通り、エクセルやパワーポイントで、あなたの良く使う操作をまとめたタブを作成しておくと非常に便利になります。

設定方法について、下記の順番で解説していきます。

STEP
今回のゴールの再確認
STEP
エクセルの設定
STEP
パワーポイントの設定

ちなみに、エクセルの設定とパワーポイントの設定方法は、ほとんど同じなのでご安心ください。

目次

今回のゴールの再確認

そこで、まず私のエクセルを開くと、こんな感じです。

”よく使う操作”のタブを作成し、よく使う操作(コマンド)をまとめてあります。

エクセルでよく使う操作をまとめた図
エクセルでよく使う操作をまとめた図

私は、エクセルで報告書を作ったり、簡単な絵を描いたりすることが多いので、書式や図形に関するコマンドが多いです。

皆様も、ぜひ個人的によく使う操作(コマンド)をまとめてみて下さい。一度だけ設定してしまえば、今後ずっと便利になります。

次に、設定方法について説明して参ります。

エクセルの設定

設定手順;よく使う操作をまとめる

では早速、設定手順の説明に入ります。

①エクセル(Excel)を立ち上げて頂き、左上の“ファイル”をクリック

よく使う操作まとめの設定手順1
よく使う操作まとめの設定手順1

“その他”をクリックして、“オプション”をクリック

設定手順2

※もし”その他”が表示されていない方は、直接“オプション”をクリックして下さい。

“リボンのユーザー設定”をクリックして、”新しいタブ”をクリック

設定手順3

④基本的なコマンドの横にある“▼”をクリックして、”すべてのコマンド”をクリック

設定手順4

ご自身のよく使う操作(コマンド)”を選択して、“追加”をクリックします。
色んなコマンドがあるので、物色してみるのも楽しいです。

設定手順5

”名前の変更”をお好みで変更して頂き、最後に“OK”をクリックして完了です。
私は、名前を「よく使う操作」に変更しております。

設定手順6

以上で、設定完了です。
お疲れ様でした。

元のページへ戻ると、よく使う操作のタブができております。

エクセルでよく使う操作をまとめた図
エクセルでよく使う操作をまとめた図

パワーポイントの設定

設定手順;よく使う操作をまとめる

次に、パワーポイントの設定について解説していきます。
エクセルの設定とあまり変わりません。

①パワーポイント(PowerPoint)を立ち上げて頂き、左上の“ファイル”をクリック

“その他”をクリックして、“オプション”をクリック

※もし”その他”が表示されていない方は、直接“オプション”をクリックして下さい。

“リボンのユーザー設定”をクリックして、”新しいタブ”をクリック

④基本的なコマンドの横にある“▼”をクリックして、”すべてのコマンド”をクリック
 右側は”新しいグループ(ユーザー設定)”を選択してある状態にしてください。

”ご自身のよく使う操作(コマンド)”を選択して、“追加”をクリックします。
 色んなコマンドがあるので、物色してみるのも楽しいです。

どんどん”新しいグループ(ユーザー設定)”の下に、コマンドが追加されていきます。

”名前の変更”をお好みで変更して頂き、最後に“OK”をクリックして完了です。
私は、名前を「よく使う操作」に変更しております。

以上で、設定完了です。
お疲れ様でした。

元のページへ戻ると、よく使う操作のタブができ、自分で追加したコマンドがまとまっております。

最後にMicrosoft Officeのオススメの購入方法

最後に、個人でエクセルとパワーポイントの導入をご検討の方へ、おすすめのMicrosoft Officeのパッケージについても紹介します。

調べてみると分かると思いますが、Microsoft Officeを導入しようとしても、たくさん種類があって…複雑で…結局どれ買えばいいの?ってなってしまいます。

そこで、私のオススメはMicrosoft 365 Personalです。

<メリット>
 ・多種のMicrosoft Office機能(Teams,OneNote.etc)を使用可能
 ・マイクロソフトのバージョンアップが無料
 ・Macも対応可能
 ・クラウド(1TB)も使用可能

<デメリット>
 ・3年以上使う場合、買い切りタイプ(ex.Office Home and Business 2021)が安い

なるべくお得に購入する方法なども併せて、詳しくはこちらの記事で紹介しております。

まとめ

今回は、エクセル&パワーポイントで、よく使う操作をまとめたタブを作成しておくことで、コマンドを探す手間を省く方法を解説してきました。

今回の記事
  • “よく使う操作”をまとめることのメリットを解説
  • エクセル:”よく使う操作”の設定手順
  • パワーポイント:”よく使う操作”の設定手順
  • オススメのMicrosoftOfficeのパッケージ

少しでも学業や仕事の効率化へ繋がれば、嬉しいです。

私自身、意外と重宝してます。コマンドを探している時間は無駄そのものですから。

今回の記事で、もし反響があれば、私、トカゲのオススメのコマンドについて紹介します。

「そのコマンドって、そんな使い方だったんですか!?」

と若手社員さんに驚かれたコマンドもありましたので、ぜひ楽しみにして頂けたら嬉しいです。

最後までお読み頂き、ありがとうございました。

それでは、また。

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